KP & S CONSULTING LTD

I. Concept.
Article 1.(1) “KP&S Consulting” is a company, entitled to perform specialized activity in the area of accounting and control, tax consulting. The company offers full accounting and tax services to any business, regardless of the volume and scope of work
(2)A client is every natural, legal person, which signs a contract with the Company.
Article 2. (1) In order the accounting company to fulfil its obligations to the client, the parties should sign a contract in writing. To the contract may be applied a subscription schedule where to be described the volume of the obligations of the accounting comapny and the monthly cost for the same. In case when tha parties didn't signed a contract, it is accepted that they work under a general conditions.
(2) When the accounting comapny undertakes commitment to perform the monthly accounting services, the client should provide a power of attorney. If the client doesn't provide a power of attorney, it is considered that he puts the accounting company in a situatation of impossibility to perform the contract, so the accounting comapny doesn't due any fulfillment.
(3) When the parties didn't describe the volume of work in a subscription shedule, each month is payable by the client on the grounds of the volume of work that is ascertained by the accounting company.
(4) Invoice shall be issued when the client ask for it and according to the rules of the current legal order in Bulgaria, scilicet in 5 days after the payment is done by bank. As valid request for invoice will be considered those, when the client altogether with the request for an invoice provides the accounting company with information about: name of the juridical person; UIN and / or VAT number; liable person.
II. The application of the above-stated general conditions
Article 3. These general conditions are applied whenever the parties under accounting relations have not agreed on something else in writing. In case of a contradiction between general conditions and individual stipulations committed to writing, individual stipulations with a client will be applied.
Article 4. Every submitted offer to a client, a potential client or some other natural or legal person has a validity period of 1 /one/ calendar month. After its expiration, we consider that the prices, stated in the offer, are no longer valid, except if a different period has been specified in the offer. Whenever the offer stipulates a shorter period, it is valid only when:
(1) Until the updating of the accounting house price remain less than 30 calendar days and a client has not got explicit promise, that the specific proposal in the offer will be valid for at least one calendar month.
(2) A client amends the conditions, on the grounds of which, the latest offer of the accounting house is made and until the updating of the accounting house price remain less than 30 calendar days and a client has not got explicit promise, that the specific proposal in the offer will be valid for at least one calendar month.
Article 5. We reply to all inquiries about accounting and payroll services within the timeframe of 2 up to 3 working days. Inquiries sent to us during days off and public holidays are considered to be received on the first working day after that.
Article 6. For the sake of the dispatch of a correct offer, a client must stipulate correct data, on the grounds of which, we shall calculate the amount of our fee for accounting services, an e-mail address and a contact person, to whom we shall make the offer.
Article 7. All complaints and compliments regarding the service and the work done should be addressed to the management team in order to improve the quality of service.
Article 8. The accounting house reserves the right to amend the general conditions. They come into force automatically for all existing relations between the parties concerned. Individual stipulations are not affected by an amendment to these general conditions. Our clients will be notified about every amendment made to the general conditions at the earliest opportunity. The obligation of the above-mentioned accounting house to inform its clients about amendments made to the general conditions does not exclude the obligation of every client to keep track of updates in these conditions.
III. Payment modes and deadlines
Article 9. The payment of the fees for accounting services must be made until the 5th /fifth/ day of the month for the same month. The prices, stipulated in offers, are not inclusive of VAT.
1) The package price for 1 month is fixed in accordance with the services under item I of the subscription plan, presented to a client.
2) The price for payroll services is set under item II of the same subscription plan. 3) The price for year-end closing is to the amount of two fees for accounting services, under item III of the subscription plan.
4) Individual services are not subject to a stipulation in the accounting contract and they are determined additionally in conformity with the price list of the accounting house.
5) The prices of accounting and payroll services set for all clients will be updated in case of an increase in the volume of work during the current year and after the expiration of the reporting year and according to the annual inflation rate of NSI.
6) For the processing of past periods and in case of the parties do not agree on something else, one owes a payment in strict conformity with the accounting house price list and in accordance with the months, which should be processed.
Article 10. Upon contract signing, one makes the first payment under item I and item II of the subscription plan.
Article 11. In case of the accounting data re-processing at a client’s request and not through the fault of the above-mentioned accounting house, one owes a payment up to a full amount, according to the subscription plan or the price list of the accounting house.
(1) Whenever there is a signed accounting contract or an accepted offer between the parties, a payment is made according to the stipulation between the parties concerned.
(2) Whenever there is no signed contract or accepted offer between the parties, a payment is made according to the price list of the accounting house and at the observation of the general conditions, as a client is considered to be notified about them.
Article 12. The certification of annual financial statements by an auditor is subject to separate negotiations and is not mentioned in the accounting contract, except if a client makes an explicit wish for this service to be added to our offer for accounting services. The auditor’s office or the auditor are individual persons, who bear individual responsibility for their actions towards a client. Two subscription fees are payable for assistance to an auditor in connection with the performance of an audit, unless otherwise agreed in writing.
Article 13. The updating of our prices for accounting and payroll services is done, as follows:
(1) During the month of December, updating of our prices for the next calendar year is carried out. We take into consideration the changes in the volume of work done for a client, an inflation rate, the total increase in the prices for office supplies and the minimal health insurance and social insurance thresholds. In case of a rise in the inflation rate for our country over 5% before the expiration of a calendar year, the updating of our fees can be done ahead of time.
(2) In case of an increase in the volume of work above negotiated indicators by more than 20% within the timeframe of 3 consecutive months, the above-stated Accounting house may make an offer to a client for the updating of a monthly fee.
(3) Our offer can be sent through all valid means of communication, namely by fax, telex, via electronic mail, by courier, Skype, msn or by other appropriate way, provided that it will be communicated in writing. It is considered to be received 2 / two/ days after dispatch. In case of it is not rejected in writing within two weeks after its receipt, our offer for the update of prices comes into force. For this purpose, a client stipulates a valid address and contact details in the accounting contract.
(4) Whenever an offer is made in person, one should make comments about it at a negotiated working meeting within two weeks considered from the date of its receipt. In case of such meeting is not held, we assume, that the offer for an update is accepted by a client.
Article 14. At a client’s request, the accounting house employees can submit and receive documents related to a company line of business, outside the area of accounting and payroll services, at the district office of the National Revenue Agency, the National Social Security Institute, the Labor Inspectorate and at other institutions. One owes an additional payment for the performed service, whose amount must be agreed between the parties or it will be according to the accounting house price list.
Article 15. In certain cases, at the drawing-up of special certificates of bookkeeping data in the course of a calendar year under the Statistics Act or at the request of the National Statistical Institute, one owes an additional payment for every additional certificate of bookkeeping data under the accounting house price list. For this purpose, a client should be informed as soon as possible and at the earliest opportunity about the conditions and time limits in conformity with which a certificate of data must be drawn up. If accounting data turn out to be insufficient, then a client should provide the whole necessary information for this purpose.
Article 16. The sum of money due for accounting services must be paid via a bank transfer. The bank account of the accounting house is given in the contract for accounting and payroll services. Article 17. Upon the signing of this accounting contract, a client will pay the accounting house the first monthly fee for accounting services.
IV. A contract period
Article 18. This accounting contract is concluded for a period of 1/one/ calendar year, except if the parties have agreed on something else. If a client is a company, registered under VAT Law, the period expires on the 15th day of the month, following the month of termination after the submittal of the certificates-statements about the last month of the subscription under Bulgaria’s VAT Law.
Article 19. (1) The continuation of contract period takes effect by dint of an annex. If there is no signed annex and neither of the parties terminates the contract in writing, we shall consider, that the contract continues to be in force for an indefinite period of time under the same conditions.
(2) The parties can terminate it at any time by giving a written notice.
V. Client’s rights and obligations
Article 20. A client is entitled:
(1) To demand the adherence to his accounting policy;
(2) To require the monthly accounting of documents.
(3) The processing of documents will be performed after they are delivered to the accounting house, except if the parties agree on something else with a view to the technological time, which concrete work requires and in case of it turns out to be non-standard.
(4) To obtain timely and due information about the condition/position of his company; (5) To get his certificates of bookkeeping data within stipulated time limits, kind, mode and contents;
(6) The accounting house gets obliged not to discuss and give third persons internal company information like prices, offers made and so on. The accounting house is registered as a personal data administrator under Bulgaria’s Personal Data Protection Act and stores and operates with such personal data, associated with economic information, a staff, health insurance and social security contributions and so on.
(7) From time to time, the accounting house informs a client about the condition/position of his company. A client is entitled to raise objections to the work done. The same should be submitted to the managers. Objections are made in the course of work or at latest, upon the receipt of the work done. Whenever a client does not raise his objections at latest upon the receipt of the work done, the same is considered to be accepted without remarks. In case of making objections, one sets an appropriate deadline for the correction of data. Whenever a client missed deadlines, negotiated with the accounting house or established in the general conditions for the provision of documents and information and it reduced the technological time for the performance of work, as well as whenever a client changed his requirements for the work done at a later stage, the work of the accounting house in all cases is considered to be correctly performed and the client is not entitled to claims for damages.
(8) A client is entitled to complain of the quality and level of services, as well as to put forward proposals for their improvement. All complaints, recommendations and proposals should be communicated to the managers.
Article 21. A client gets obliged:
(1) To provide the accounting house and its collaborators with all documents, data and other pieces of information, necessary for accounting and payroll services.
(2) To deliver to the accounting house all documents, arranged in a chronological sequence (there must be no missing documents).
(3) To hand in duly filled in all primary and secondary accounting documents, under Bulgaria’s Accountancy Act. If necessary, every client gets detailed clarifications and pieces of advice about the type and form in which according to the applicable Bulgarian legislation the documents, originating from a client, should be presented. Such (primary) documents are inclusive of, but not limited to: invoices, cash slips, a cash book, the transaction records of cash registers, bank statements, written statements of delivery and acceptance and written statements of findings, documents about work done, road consignment notes, bills of lading, CMR, waybills and others. Whenever a client presents at the accounting house a document, which does not fulfill normative requirements, the latter is returned to a client, as we give him a recommendation how to be corrected defects and we set the deadline for it. All documents, which do not satisfy normative requirements, are considered to be not delivered to the accounting house and will not be accounted.
(4) To provide filled-in and duly laid-out primary information, associated with the hiring and dismissal of a staff.
(5) To provide in due time information, which is necessary for the preparation of payroll ledgers, including-worked time, gross employment remuneration, presence, absence of a staff, including work schedules, sick leaves and others.
(6) To pay in time the negotiated price.
(7) Not to share and not to give third persons or disclose, in whatever way and in whatever mode, pieces of information, data, knowledge, skills, know-how, exchanged/swapped or acquired through consultations, during the contract performance period, or in the course joint cooperation with the accounting house.
Article 22. The accounting house does not bear responsibility for the lack of submittal or accounting of documents in time, whenever it is due to their late presentation on the part of a client. We consider that documents not submitted in time are also these, which do not fulfill statutory requirements for layout, contents and others and are returned to a client with an instruction for the elimination of defects, the making of corrections and amendments and others.
VI. The rights and obligations of the accounting house
Article 23. The accounting house gets obliged:
(1) To establish the mode of accounting and payroll services, while observing the contract signed with a client.
(2) To observe the individual chart of accounts, which is drawn up for a client and approved by him.
(3) To check regularly and correctly the documentation about revenues and expenses, accounting registers, payroll sheets and employment contracts.
(4) Every month to present to a client work done in compliance with the contract signed between the parties. The presentation of work means accounting certificates on paper or on a magnetic carrier, as well as verbal reporting of financial results and taxes due and social security contributions in the name of a client.
(5) To keep confidential any information related to the client.
(6) To keep confidential the accounting information related to the client, not only during the validity of the accounting contract, but also at least 3 /three/ years after its termination.
(7) During the contract period and for the sake of the information, processed by the accounting house, the latter gets obliged to participate with its representative at the making of: -cross tax checks of client invoices;
-tax inspections under Bulgaria’s VAT Law, under the Corporate Income Tax Act, under Income Taxes on Natural Persons Act or under the valid accounting legislation;
-inspections by National Social Security Institute officials.
-inspections by Labor Inspectorate officials.
(8) As far as periods outside the framework, time and obligations, originating from the subscription plan signed between the parties or the offer are concerned, the accounting house makes additional commitments for work after the signing of an annex and after fixing the price.
(9) To give instructions for the conducting of annual financial audits.
(10) Not to give third persons ownership of data, information, skills, know-how, exchanged during joint cooperation, negotiations, consultations or provided during the performance of a contract.
(11) An additional payment is due for cross checks and financial audits, as well as for visits to the National Revenue Agency, the National Social Security Institute, Labor Inspectorate offices and other institutions. At the lack of other stipulation between the parties concerned, this service must be paid according to the accounting house price list.
(12) To notify a client about amendments to the general conditions and updates of our price list.
Article 24. The accounting house is entitled:
(1) To appoint is collaborators, who work under its guidance and responsibility.
(2) To inform its clients about new initiatives, activities and services, as well as to offer updates of the accounting contract and its fees in accordance with effective new normative requirements and so on.
Article 25.
(1) The accounting house is entitled to get its due remuneration in good time (every month for the current month) and to terminate the contract at a delay in payments on the part of a client under the clauses on contract termination.
(2) In case of it does not receive the amount due up to 2 weeks after the contract termination, a penalty interest of 0.05% accrues on the outstanding sum of money for each day of delay.
VII. The acceptance of the results of our accounting and payroll services
Article 26. The results of our accounting work are handed in or reported to a person, stipulated by a client.
(1) The documentation, mentioned in this article, is handed in to a client or to a person specified by him after the payment of the due fee.
(2) The accounting house does not bear responsibility for the filing of documents, after a statutory deadline, with tax offices, the National Social Security Institute, the National Statistical Institute and with other institutions, in the cases when:
a) A client received, in due time, the whole necessary documentation, but has lost it or has missed the deadline for its submittal.
b) A client submitted the primary accounting documents late to the accounting house, in consequence of which, one has violated the time requirements for documents processing.
c) A client has provided incorrect information or data, as a result of which, processing was necessary and due to it, the submission of the data to the competent institution was overdue.
(3) The return of client accounting documentation is done under the procedure for the contract termination and it is obligatorily accompanied by a written statement.
Article 27. The accounting house is obliged to issue a proper document about every received amount to a client – an invoice or some other appropriate document.
VIII. Additional services
Article 28. A client will pay additionally for every additional service outside the client subscription plan, as an annex, a written statement, an enquiry card of an order or some other suitable document will be signed about it. If a client places an order for an additional service and the parties do not commit the order to writing, the payment due will be made according to the accounting house price list. Accordingly, these general conditions will be applied to the conditions for quality and the deadline for the performance of work.
IX. Additional provisions
Article 29.
(1) Whenever a visit becomes necessary to sites, affiliates, branch offices and subsidiary companies of a client, outside Plovdiv City, the latter assumes the obligation to defray the expenditures for the business trip of every commissioned person of the accounting house and its collaborators or employees.
Article 30.
All supplements and new conditions will be approved by signing an agreement, a written statement, an annex or in some other appropriate way and while observing a written form, as they will be enclosed to the accounting contract.
X. Accounting contract termination
Article 31. The accounting contract can be terminated by mutual consent.
Article 32. The accounting contract can be terminated at the request of one of the parties by giving a two-month written notice.
Article 33. The notice of contract termination can be given in writing, using all valid means of communication – by fax, telex, via electronic mail, by courier or in some other appropriate way and it is considered to be received 2 /two/ days after its dispatch. In case of it is not rejected in writing within two weeks after its receipt, the notice about contract termination is regarded as accepted and comes into force on the day, following the day of its receipt.
Article 34. A client owes the accounting house a fee to its full amount for the notice period.
Article 35. During the notice period, the accounting house is obliged to do its accounting work up to full volume and it must be of excellent quality.
Article 36. (1) The accounting house draws up all documents and written statements for the presentation of the performed accounting work. The protocols of done accounting work are signed by an accounting house employee and by a client, by dint of which, one establishes that the accounting documentation is handed in to a client and data are approved. We consider, that there are no remarks about the accounting house work. Objections on these grounds, raised later, are not considered to be well-grounded.
(2) The accounting house keeps electronic records of the performed accounting work during the application of the contract for accounting services. These electronic records reflect only performed accounting operations. The electronic records DO NOT contain an exact copy of the contents of processed documents.
(3) Every client, who has current or ended relations with the accounting house, may request an excerpt of our electronic records about a past period. Whenever the work for the relevant period has been handed in to a client, an additional payment is due for a repetitive statement or a certificate of accounting data. The amount of a payment is determined by means of the accounting house price list, except if the parties agree expressly on something else in writing.
Article 37. After the signing of a written statement of findings, no claims against the accounting house work are allowed. We consider, that all available or necessary documents are handed in to a client. The accounting house does not bear responsibility for lost data or information.
Article 38. In case of terminating the contract for accounting and payroll services without a notice, the defaulting party owes the faultless one a penalty in the amount of the accounting and a payroll service fee for the non-observed notice period, unless the termination concerns the failure of one of the parties to fulfill its obligation.
Article 39. In case of a delay in the payment for accounting services, lasting more than one month, the contract for accounting services is considered to be automatically terminated through client’s fault, without giving a written notice. In this case, the accounting house suspends its work over the documents of a client until the receipt of a payment. All occurred unfavorable consequences for a client after the suspension of work on the grounds of the nonpayment of accounting fees, cannot be regarded as culpably caused to a client. In this case, the accounting house cannot be held responsible for damages and does not owe compensation.
XI. Penalties under the contract
Article 40. In case of terminating the contract for accounting services through the fault of one of the parties, the faulty party owes a penalty to the faultless party to the amount of 1 fee, under the subscription plan, accepted by them.
Article 41.
(1) The payment of a penalty must be made within a 5-day period after the contract termination. At the non-observation of the five-day period, the penalty is increased by 0.05% for every overdue day.
(2) In the event that the defaulting party does not make a full or partial payment, but not less than 30% of the amount due, within three calendar months from the due date, the defaulting party has the right to obtain a writ of execution and collect your claims in accordance with the current Code of Civil Procedure.
(3) All obligations with an expiring statute of limitations take precedence over others.
(4) Every letter about the confirmation of overdue financial liabilities, which is signed by a client, is regarded as recognition of the existing financial liabilities in terms of an amount and a basis also for an invitation for a payment. In this case, payment periods begin from the date of confirmation.
Article 42. The parties under the accounting contract get obliged not to give third persons information, exchanged during joint negotiations or provided in the course of contract fulfillment.
XII. Final Provisions
Article 43. The nullity of some accounting contract clause, which is declared to be contradictory to an applicable law, or is declared to be invalid judicially, will not make any other clause or the contract as a whole invalid.
Article 44. All disputes, arising from the accounting contract or from the general conditions or related to them, including disputes, arising out of or related to their interpretation, invalidity, fulfillment, non-fulfillment or termination, as well as disputes about the filling-in of gaps in the contract or in the general conditions or their adaptation to newly arising circumstances, will be resolved under the valid Bulgarian legislation.

I. ПонятияL
Чл. 1. (1) "Кей Пи енд Ес Консултинг" ООД е дружество, което предлага пълно счетоводно и ТРЗ обслужване на всеки бизнес, независимо от обема и сферата на работа, и данъчни консултации.
(2). Клиент е всяко физическо / юридическо лице или неперсонифицирано образувание, което подписва договор с Дружеството.
Чл. 2. (1) За да може счетоводната къща да изпълнява задълженията спрямо клиента, свързани с месечното счетоводно и / или ТРЗ обслужване, страните следва да подпишат договор в писмена форма. Към договора може да бъде приложен абонаментен план, в които да е посочен обемът на задълженията на счетоводната къща и месечното заплащане за същите. В случай, че между страните няма подписан договор, се счита че те работят под общи условия.
(2) Когато Дружеството поеме ангажимент за изпълнение на месечното счетоводно обслужване, клиентът следва да й предостави пълномощно, по силата на което счетоводната къща, респ. нейния екип, да могат да изпълнят задълженията си. Ако пълномощно не бъде представено от клиента в полза на счетоводната къща, респ, на нейния екип и/ или сътрудници, се счита, че клиента поставя счетоводната къща в невъзможност да изпълни задълженията си по договора и изпълнение от страна на счетоводната къща не се дължи.
(3) Когато страните не са уточнили обемът на работа в абонаментен план, всеки месец се заплаща от клиента на базата на констатирания от счетоводната къща обем на работа за този клиент.
(4) Фактури се издават, когато клиентът ги поиска и съгласно действащото законодателство в България, а именно в 5-дневен срок от направеното плащане по банков път или в брой. За валидно заявена фактура се считат онези случаи, при които клиентът освен искането в писмена или устна форма, предостави на счетоводната къща данни за фактура.
II. Действие на общите условия
Чл. 3. Общите условия се прилагат винаги, когато страните по счетоводните отношения не са се уговорили за нещо различно в писмена форма. При противоречие между общите условия и индивидуалните уговорки обективирани писмено, прилагат се индивидуалните уговорки с клиента.
Чл. 4. Всяка предоставена оферта на клиент, кандидат клиент или друго лице има валидност 1 /един/ календарен месец. След изтичането му се счита, че предложените в офертата цени не са актуални, освен ако в офертата изрично не е посочен различен срок. Когато офертата посочва по-къс срок, това е валидно единствено когато:
(1) До годишната актуализация на цените на счетоводната къща остават по-малко от 30 календарни дни и клиентът не е получил изрична писмена уговорка/ ако с клиента не е уговорено писмено друго, че предложението в офертата ще важи за поне един календарен месец.
(2) Клиентът промени условията, на базата на които е предоставена последната оферта от счетоводната къща и до годишната актуализация на цените на счетоводната къща остават по-малко от 30 календарни дни и клиентът не е получил изрично потвърждение, че предложението в офертата ще важи за поне един календарен месец.
Чл. 5. На всички запитвания за счетоводно и ТРЗ обслужване се отговаря в рамките на 2 до 5 работни дни. Запитвания, изпратени в почивни и празнични дни се считат получени на първия работен ден след това.
Чл. 6. За изпращане на коректна оферта клиентът следва да посочи коректни данни, на базата на които да се изчисли размерът на счетоводния хонорар, е-мейл и лице за контакт, до които да бъде адресирана офертата.
Чл. 7. Всички оплаквания и комплименти по отношение на обслужването и свършената работа следва да бъдат адресирани до управляващия екип с цел повишаване на качеството на обслужване.
Чл. 8. Счетоводната къща запазва правото си да променя общите условия. Те влизат в сила автоматично с качването им на сайта за всички съществуващи отношения между страните. Индивидуалните уговорки не се засягат от промяната в общите условия. За всяка направена промяна в общите условия клиентите биват уведомявани при първа възможност. Задължението на Счетоводната къща да уведомява клиентите си за настъпили промени в общите условия не изключва задължението на всеки клиент сам да следи за актуализации в условията.
III. Начини и срокове на плащане
Чл. 9 Заплащането на счетоводните хонорари се извършва до 5-то /пето/ число на месеца, за същия месец. Посочените цени на сайта и в офертите не включват ДДС, освен ако изрично не е упоменато в текста на съответния документ, че цената е крайна и включва ДДС.
1) Пакетната цена за 1 месец се определя съгласно абонаментния план, представен на клиента.
2) Цената за ТРЗ се определя съгласно същия абонаментен план.
3) Цената за годишното приключване е в размер на две месечни абонаментни такси за счетоводно и ТРЗ обслужване, равностойни на хонорарите за месец декември в същата година и следва да се заплатят заедно с декемврийския хонорар, но не по-късно от 5-ти януари на следващата календарна година.
4) Индивидуалните услуги не са предмет на договаряне в счетоводния договор, а се определят допълнително според ценовата листа на счетоводната къща.
5) Цените за счетоводно и ТРЗ обслужване за всички клиенти могат да бъдат актуализирани или предоговаряни при нарастване на обема на работа в текущата година и/или след изтичане на отчетната година и спрямо годишния инфлационен процент на НСИ.
6) За обработване на минали периоди и в случай, че страните не се договорят друго, се дължи заплащане съгласно ценовата листа на счетоводната къща и според месеците, които следва да бъдат обработени.
Чл. 10. При подписването на договор се прави първото плащане съгласно абонаментния план.
Чл. 11. При преработка на счетоводни данни по искане на клиента и не по вина на счетоводната къща, се дължи заплащане в пълен размер, съгласно абонаментния план или ценовата листа на счетоводната къща.
(1) Когато между страните има подписан счетоводен договор или приета оферта, заплащането е според уговореното между страните.
(2) Когато между страните няма подписан договор или приета оферта, заплащането е според ценовата листа на счетоводната къща и при спазване на общите условия, за които клиента се счита уведомен.
Чл. 12. Заверката на Годишните финансови отчети от одитор е предмет на отделно договаряне и не се покрива от счетоводния договор, освен ако клиентът изрази изрично желание тази услуга да бъде добавена към офертата за счетоводно обслужване. Одиторската кантора или одиторът са отделни лица, които носят пред клиента самостоятелна отговорност за действията си. За съдействие пред одитор във връзка с извършването на одит се дължат две абонаментни такси, освен ако не е договорено писмено друго.
Чл. 13. Актуализирането на цените за счетоводно и ТРЗ обслужване се извършва както следва:
(1) През месец Декември се извършва актуализация на цените за следващата календарна година. Вземат се предвид промените в обема на работа на клиента, инфлационния индекс, общото увеличение на цените на консумативите и на минималните осигурителни прагове. При покачване на инфлационния индекс за страната над 5% преди изтичане на календарната година, актуализацията на хонорарите може да бъде извършена предсрочно.
(2) При нарастване на обема на работа над договорените показатели с повече от 20% в рамките на 3 последователни месеца, Счетоводната къща може да предложи на клиента оферта за актуализация на месечния хонорар.
(3) Оферта може да бъде отправена посредством всички валидни средства за комуникация, а именно факс, телекс, електронна поща, куриер, скайп, msn или по друг подходящ начин, стига писмената форма да бъде спазена. Счита се за получена 2 /два/ дни след изпращането. В случай, че не бъде отхвърлена писмено две седмици след получаването, офертата за актуализация на цените влиза в сила. За целта в счетоводния договор клиентът предоставя валидни адрес и контакти.
(4) Когато офертата е отправена лично, коментирането й следва да се извърши на договорена работна среща в двуседмичен срок от датата на получаването. В случай, че такава среща не се състои се приема, че офертата за актуализация е приета от клиента.
Чл. 14. При изискване от страна на клиента, служителите на счетоводната къща могат да предоставят и получават в ТД на НАП, НОИ, Инспекция по труда и др. институции, документи свързани с дейността на дружеството извън областта на счетоводните и ТРЗ услуги. За извършената услуга се дължи допълнително заплащане по споразумение между страните или съгласно ценовата листа на счетоводната къща.
Чл. 15. В особените случаи когато, при изготвяне на специални справки в течение на календарната година по закона за Статистиката или по искане на Статистическия Институт, се дължи допълнително заплащане на всяка допълнителна справка съгласно ценовата листа на счетоводната къща. За целта клиентът следва да бъде уведомен по най-бързия начин и при първа възможност за условията и сроковете, в които трябва да се извърши справката. Ако счетоводните данни се окажат недостатъчни, клиентът следва да представи цялата необходима информация за целта.
Чл.16. Сумата за счетоводно обслужване се изплаща по банков път. Сметката на счетоводната къща е описана в договора за счетоводно и ТРЗ обслужване.
Чл.17. С подписването на счетоводен договор клиентът ще заплати на счетоводната къща първият месечен хонорар за счетоводно обслужване .
IV.Срок на договора
Чл. 18. Счетоводният договор се сключва за срок от 1 /една/ календарна година, освен ако страните не са се договорили за нещо различно. Ако клиентът е дружество, регистрирано по ДДС, срокът изтича на 15-то число на месеца, следващ месеца на прекратяването след подаване на справките декларации по ДДС за последния месец от абонамента.
Чл. 19. (1) Продължаване на срока на договора се извършва с анекс. Ако няма подписан анекс и нито една от страните не прекрати договора писмено се счита, че договорът е продължен за неопределено време при същите условия. (2) Страните могат да го прекратят по всяко време с предизвестие.
V.Права и задължения на клиента
Чл. 20. Клиентът има право:
(1) Да изисква спазването на неговата счетоводна политика.
(2) Да изисква ежемесечно осчетоводяване на документите.
(3) Обработването на документите се извършва след предаването им в счетоводната къща, освен ако страните не се споразумеят друго с оглед технологичното време, което изисква работата и в случай, че тя се окаже нестандартна.
(4) Да получава своевременна и надлежна информация за състоянието на Дружеството си;
(5) Да получава справките си в уговорените срокове, вид, форма и съдържание;
(6) Счетоводната къща се задължава да не обсъжда и предоставя на трети лица вътрешно фирмена информация като цени, предложени оферти и др. Счетоводната къща е регистрирана като администратор на лични данни съгласно Закона за защита на личните данни и съхранява и оперира с такива, свързани с икономическа информация, персонал, осигуровки и др. подобни.
(7) Счетоводната къща периодично информира клиента за състоянието на неговото дружество. Клиентът има право на възражения по отношение на извършената работа. Същите следва да се отправят до управителя. Възраженията се отправят при процесът на работа или най-късно при получаването на готовата работа. Когато клиентът не отправи възраженията си най-късно при получаването на готовата работа, същата се счита за приета без забележки. При отправяне на възраженията се определя подходящ срок за корекция на данни. Когато клиентът е нарушил сроковете, договорени със счетоводната къща или определени в общите условия, за предоставяне на документи и информация и това е намалило технологичното време за изпълнение на работата, както и когато клиентът е променил изискванията си към готовата работа впоследствие, работата на счетоводната къща при всички случаи се счита за коректно изпълнена и клиентът няма право на претенции за вреди.
(8) Клиентът има право да се оплаква от качеството и нивото на обслужване, както и да дава предложения за неговото повишаване. Всички оплаквания, препоръки и предложения се отправят до управляващите.
Чл. 21. Клиентът се задължава:
(1) Да осигури на счетоводната къща и нейните сътрудници всички документи, данни и друга информация, необходима за счетоводното и ТРЗ обслужване.
(2) Да предаде на счетоводната къща всички документи, подредени в хронологичен ред (да няма липсващи документи).
(3) Да предаде попълнени надлежно всички първични и вторични счетоводни документи, съгласно Закона за счетоводството. Всеки клиент при необходимост получава подробни разяснения и съвети за вида и формата, в които според българското законодателство следва да се представят изходящите от клиента документи. Такива (първични) документи са включително, но не само : фактури, касови бележки, касова книга, отчети от касови апарати, банкови извлечения, приемателно предавателни и констативни протоколи, актове за свършена работа, пътни листа, товарителници, ЧМР, пътни листа и др. Когато клиент представи в счетоводната къща документ, неотговарящ на нормативните изисквания, последният се връща на клиента с препоръка как да бъдат отстранени недостатъците и срок за това. Всички неотговарящи на нормативните изисквания документи се считат за непредадени на счетоводната къща и няма да бъдат осчетоводени.
(4) Да представи попълнена и надлежно оформена първичната информация, свързана с наемането и освобождаването на персонала.
(5) Да представя своевременно информация, необходима за изготвянето на ведомостите за заплати, в това число- отработено време, брутно трудово възнаграждение, присъствие, отсъствие на персонала, в това число работни графици, отпуск по болничен и други.
(6) Да заплати в срок договорната цена . (7) Да не споделя и предава на трети лица или разпространява по какъвто и да е начин, в каквато и да е форма информация, данни, знания, умения, ноу-хау, разменени или придобити чрез консултации, по време на изпълнение на договора, или в процес на съвместно сътрудничество със счетоводната къща.
Чл. 22. Счетоводната къща не носи отговорност за непредаване или неосчетоводяване на документите в срок, когато това се дължи на късното им предаване от страна на клиента. За неподадени в срок документи се считат и тези, които не отговарят на законните изисквания за форма, съдържание и др. и са върнати на клиента с предписание за отстраняване на недостатъците , корекции, поправки и др.
VI.Права и задължения на счетоводната къща
Чл.23. Счетоводната къща се задължава:
(1) Да организира формата на счетоводното и ТЗР обслужване, спазвайки подписания с клиента договор.
(2) Да спазва индивидуалния сметкоплан, който е съставен за клиента и одобрен от него.
(3) Да води редовно и правилно приходно- разходната документация, счетоводните регистри, ведомостите за заплати, трудовите договори.
(4) Ежемесечно да предава на клиента завършената работа в съответствие с подписания между страните договор. Под предаване на работата се разбира счетоводните справки на хартиен или магнитен носител, както и докладване в устна форма за финансовите резултати и дължимите данъци и осигуровки на клиента.
(5) Да запази в тайна всяка поверителна информация свързана с клиента.
(6) Да запази в тайна счетоводната информация за клиента, както по време на действието на счетоводния договор така и поне 5 /пет/ години след прекратяването му.
(7) За периода на договора и за информацията, обработена от счетоводната къща, последната се задължава да участва със свой представител при извършването на : - насрещни данъчни проверки по фактури на клиента;
- данъчни проверки по ДДС, по ЗКПО, ЗДДФЛ или действащото счетоводно законодателство;
- проверки от НОИ;
- проверки от Инспекция на труда.
(8) За периоди извън рамките, времето и задълженията, произтичащи от абонаментния план или офертата, подписан между страните, счетоводната къща поема допълнителни ангажименти за работа след подписването на анекс и след определянето на цена.
(9) Да дава указание за провеждането на годишни ревизии.
(10) Да не преотстъпва на трети лица данни, информация, умения, ноу- хау, разменени по време на съвместно сътрудничество, преговори, консултации или предоставени по време на изпълнение на договора.
(11) За насрещните проверки и ревизиите, както и за посещения на НАП, НОИ, Инспекция по труда и др институции, се дължи допълнително заплащане. При липса на друга уговорка между страните, тази услуга се заплаща според ценовата листа на счетоводната къща.
(12) Да уведомява клиента за промени в общите условия и актуализации на ценовата листа.
Чл. 24. Счетоводната къща има право: (1) Да назначава свой сътрудници, които да работят под нейно ръководство и отговорност.
(2) Да информира клиента за нови инициативи, дейности и услуги, както и да предлага актуализации на счетоводния договор и хонорарите си съгласно влезли в сила нови нормативни изисквания и др.
Чл. 27. (1) Счетоводната къща има право да получава дължимото си заплащане своевременно (всеки месец за текущия месец) и да прекрати договора при забавяне на плащанията от страна на клиента съгласно клаузите за прекратяване на договора.
(2) В случай, че не получи дължимата сума до 2 седмици след прекратяване на договора, върху неизплатената сума тече наказателна лихва в размер на 0.05% за всеки просрочен ден.
VII. Приемане на резултатите от счетоводното и ТРЗ обслужване
Чл. 26. Резултатите от счетоводната работа се предават или докладват на посоченото от клиента лице.
(1) Документацията, посочена в този член, се предава на клиента или посочено от него лице след заплащане на дължимия хонорар.
(2) Счетоводната къща не носи отговорност за подаване на документи след определения срок в данъчните служби, НОИ, НСИ и др институции., в случаите когато: a) Клиентът е получил своевременно цялата необходима документация, но я е загубил или не е спазил срока за подаване.
b) Клиентът е предал първичните счетоводни документи за осчетоводяване със закъснение в счетоводната къща, с което е нарушил изискванията за необходимо технологично време за обработка на документи.
c) Клиентът е подал неточна информация или данни, в следствие на което се е наложило преработване и подаването на данните в съответната институция е просрочено.
(3) Връщането на счетоводната документация на клиента се извършва по реда за Прекратяване на договора и задължително е съпроводено с писмен акт. Чл. 27. За всяка получена сумата счетоводната къща е длъжна да издаде надлежен документ на клиента - фактура или друг подходящ документ.
VIII. Допълнителни услуги
Чл. 28. Всяка услуга извън договореното в абонаментния план на клиента, ще се заплаща допълнително, за което ще се подписва анекс, протокол, анкетна карта за поръчка или друг подходящ документ. Ако клиентът направи поръчка за допълнителна услуга и страните не обективират поръчката в писмена форма, заплащането се извършва съгласно ценовата листа на счетоводната къща. Относно условията за качество и срок за извършване на работата, се прилагат съответно общите условия.
IX.Допълнителни условия
Чл. 29. (1) Когато се наложи посещение на обекти, филиали, клонове, поделения на клиента, извън гр. Пловдив, последният се задължава да поеме разходите за командировка на всяко командировано лице на счетоводната къща и нейните сътрудници или служители.
Чл. 30. Всички допълнения или нови условия се договарят с подписването на споразумение, протокол, анекс или по друг подходящ начин и при спазване на писмената форма, които се прилагат към счетоводния договор.
X. Прекратяване на счетоводния абонамент.
Чл. 31.Счетоводният договор или абонамента за счетоводно обслужване, може да бъде прекратен по взаимно съгласие.
Чл. 32. Счетоводният договор може да бъде прекратен по искане на една от страните с писмено предизвестие от два месеца.
Чл. 33. Предизвестието за прекратяване на договора може да бъде отправено писмено посредством всички валидни средства за комуникация – факс, телекс, електронна поща, куриер или по друг подходящ начин и се счита за получено 2 /два/ дни след изпращането. В случай, че не бъде отхвърлено писмено две седмици след получаването, предизвестието за прекратяване на договора се счита за прието и влиза в сила на деня, следващ деня на получаването.
Чл. 34. За срока на предизвестието клиентът дължи на счетоводната къща хонорар в пълен размер.
Чл. 35. За срока на предизвестието счетоводната къща е длъжна да извърши счетоводната работа в пълен обем и с необходимото качество.
Чл. 36. (1) Счетоводната къща изготвя всички документи и протоколи за предаване на извършената счетоводна работа. Протоколите за извършената счетоводна работа се подписват от служител на счетоводната къща и от клиента, с което се констатира, че счетоводната документация е предадена на клиента и данните са одобрени. Счита се, че към работата на счетоводната къща няма забележки. Възражения на това основание по-късно не се приемат за основателни.
(2) За извършената счетоводна работа по време на действие на договора за счетоводно обслужване, счетоводната къща пази електронен архив. Електронният архив отразява само извършените счетоводни операции. В електронния архив НЕ СЕ отразява точно копие на съдържанието на обработените документи.
(3) Всеки клиент, който има текущи или приключили отношения със счетоводната къща, може да поиска извлечение от електронния архив за минал период. Когато работата за съответния период е предадена на клиента, за повторно извлечение или справка се дължи допълнително заплащане. Заплащането се определя по ценовата листа на счетоводната къща, освен ако страните не се договорят изрично нещо друго в писмена форма.
Чл. 37.След подписване на протокол не се допускат рекламации на счетоводната работа. Счита се, че всички налични и необходими документи са предадени на клиента. Счетоводната къща не носи отговорност за изгубени данни или информация.
Чл. 38. При прекратяване на договора за счетоводно и ТРЗ обслужване без предизвестие, неизправната страна дължи неустойка на изправната в размер на счетоводния и трз хонорар за срока на неспазеното предизвестие, освен ако прекратяването касае виновно неизпълнение на задълженията на една от страните.
Чл. 39. При забава на плащането за счетоводно обслужване, повече от един месец, договорът за счетоводно обслужване се счита за автоматично прекратен по вина на клиента, без писмено предизвестие. В този случай счетоводната къща прекратява работата си по документите на клиента до постъпване на плащането. Всички настъпили неблагоприятни последици за клиента след спиране на работа на основание на неплащане на счетоводни хонорари, не могат да бъдат третирани като виновно причинени на клиента. В този случай счетоводната къща не отговаря за вреди и не дължи обезщетение.
XI. Неизпълнение
Чл. 40. При прекратяване на договора за счетоводно обслужване по вина на една от страните, неизправната страна дължи неустойка на изправната страна в размер на 1 хонорар, съгласно приетия от тях абонаментен план.
Чл. 41. (1) Плащането на неустойката се извършва в 5- дневен срок след прекратяване на договора. При неспазване на пет-дневния срок, неустойката се олихвява с 0.05% за всеки просрочен ден.
(2) В случай, че неизправната страна не извърши пълно или частично плащане, но не по малко от 30% от дължимата сума, в срок от три календарни месеца, считано от датата на падежа, изправната страна има право да се снабди с изпълнителен лист и да събере вземанията си по реда на действащия ГПК.
(3) Всички задължения с изтичаща давност са с предимство пред останалите
(4) Всяко писмо за потвърждаване на просрочени задължения, което е подписано от клиента, се счита за признаване на съществуващите задължения по размер и основание и за покана за плащане. В този случай сроковете за плащане започват да текат от датата на потвърждението.
Чл. 42. Страните по счетоводния договор се задължават да не преотстъпват на трети лица информация, разменена по време на съвместни преговори или предоставена при изпълнение на договора.
XII. Заключителни разпоредби Чл. 43. Нищожността на никоя клауза от счетоводния договор, която бъде обявена за противоречаща на приложим закон, или бъде обявена за недействителна по съдебен ред, няма да направи невалидна никоя друга клауза или договора като цяло.
Чл. 44. Всички спорове, породени от счетоводния договор или общите условия или отнасящи се до тях, включително споровете, породени или отнасящи се до тяхното тълкуване, недействителност, изпълнение, неизпълнение или прекратяване, както и споровете за попълване на празноти в договора или общите условия или приспособяването им към нововъзникнали обстоятелства, ще бъдат разрешавани съгласно действащото българско законодателство.